マニュアルを書いてみる
デザインをまたいじってみた。
頻繁にデザインを買えるのは良くないとされるけど、色々やってみたかったのと
カレンダーを追加したかったので。
現状カレンダーの色がおかしい（更新有り／無しが分からない）のでまた修正するかも。
と、枕はこれぐらいにして。
昨日に続き、身近な例を取ってマニュアル・説明文を作ってみる。
あんまり知られていないけど、マニュアル作りってのもそれなりにノウハウの塊だったりする。
マニュアル作りは広告やパンフレットにも繋がる。
つまり「いかに情報を伝え、理解して貰うか」ということ。
先に言っておくと、オレはマニュアル屋ではないのでプロではない。
でもマニュアル作りのノウハウは、社内資料作りなんかにも繋がる。
オレの作ったマニュアルや社内資料は、マニュアル屋さんに見せると
「独立したらうちの仕事やりますか？」
なんて冗談半分に言われるレベルなんで、素人レベルからは頭一つは出ていると思う。
そんなレベルで大上段から語るのはおこがましいが、まぁこれを読む人の生活、仕事の一助にでもなれば。
仕事をマニュアルにしてみる
自分の業務をマニュアル化することを考えてみる。
この場合、社内資料なら対象は「新入社員」に置く。
それなら会社全員が分かる、はず。
マニュアル作りでは、対象者の一番理解度の低い人に合わせるのが基本。
分かりにくくなるポイント
マニュアルが分かりにくくなる、よくあるポイントは大きく二つ。
- どうやってるかが分からない(もっと詳しく！)
- 目的が分からない(なんでそんなことするの？)
<1>は用語解説や細かい説明がない場合に多い。
「システム課の過去フォルダの『(year)_(month).xls』から該当箇所をc&pして…」
これでは新人は多分無理。
例えば次のようにしたらどうだろう。
「ファイルサーバの"\\fileserver\*******\過去"というフォルダに移動してください。
数字の並んだエクセルファイルが並んでいます。
『年度_月次』というファイル名になっているので、必要なファイルをコピーしてください。
コピーはウィンドウの上の『編集→コピー』から可能です。」
これだけの文章でも自分としては一つ一つ工夫しているんだけど、
「新入社員の目になって考える」と工夫したのはこんなところ。
- フォルダの場所を正確に書く
- 他部署のサーバーとか、結構知られていない事が多い
- 拡張子でファイル種を示さない
- 略語はむやみに使わない
- コマンドはメニュー名から説明する
どうかな。
多少は分かりやすくなったかな。
毎回全部は説明しなくてもいい。
あと、説明が面倒なら「分からないなら誰々に聞いてくれ」でもいい。
誰に聞くか、という指示はその項目の難易度を解説する事にもなる。
例えば「先輩に聞いて」ならみんなが知っているはずの内容。
「システム課に問い合わせ」なら自分で解決できないややこしい内容だと分かる。
<2>は操作・手順を丁寧に書いているうちに起こりがち。
丁寧に書くのはいいけど、操作する側からすると「何でこれをやっているの？」という目的が分からなくなる。
このブログでもそうしているけど、最初に目的や目次を入れることで読む側の負担は軽くなる。
授業でもセミナーでも、「今からこれをやります」という一言があると「じゃあそれだけ聞こうか」という気持ちになる。
突然話を始められると「いつ終わるか分からない」となるのですごく聞く側にストレスが溜まる。
これは資料の説明でも同じで、目的が何で、手順が何個あります、と書くだけでその指示書の難易度がいくつか下がる。
わかりやすくする工夫というのは色々あるけど、まずはこれを守るだけでもだいぶん変わるんじゃなかろうか。
大したことは書けていないけど、長くなったのでこの辺で。
